Arsip statis dan dinamis

A. ARSIP DINAMIS

            Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sebagai contoh, walaupun arsip dinamis keuangan merupakan arsip dinamis yang penting, arsip keuangan yang disimpan harus meluas agar dapat memberikan gambaran historis yang lengkap menyangkut badan korporasi. Arsip yang dilestarikan meliputi informasi tentang hubungan karyawan, gerakan karyawan, data biografis tokoh dalam badan korporasi. Penaksiran arsip dinamis yang akan dipilih sebagai arsip statis ditentukan pula oleh nilai informasi yang terkandung dalam arsip dinamis.

            Nilai arsip dinamis ini terbagi dua, yaitu nilai rujukan (referens) dan nilai penelitian. Pemisahan antara nilai rujukan dengan nilai penelitian bagi arsip dinamis yang akan disimpan permanen memang agak sulit. Pada umumnya, perbedaan antara kedua nilai terletak pada pemakai dan maksud penyimpanannya, bukannya pada arsip dinamis beserta isinya

B.  ARSIP STATIS

            Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip. Walt Disney Production menyimpan tiga jenis arsip yang.dibagi menjadi arsip bisnis, kreatif, dan produk. Perusahaan Eli Lilly and Company yang bergerak dalam bidang obat menyimpan arsip statis kertas serta contoh produk perusahaan, suvenir ulang tahun perusahaan, iklan promosi, dan bahan pengemasan produk. Foto merupakan bagian penting dari koleksi arsip statis Sejarah lisan merupakan bagian penting dari arsip statis sebuah perusahaan karena dibuat berdasarkan pengalaman eksekutif puncak sebuah perusahaan. Sejarah lisan dilestarikan dalam bentuk tape, transkrip, dan videotape .Katalog perusahaan juga merupakan sumber informasi.

            Arsip statis tersebut menunjang validasi atau mendorong keputusan mereka. Nilai penelitian arsip statis dikaitkan dengan pemakai luar atau personil badan korporasi yang meneliti kebijakan, filsafat, kinerja, produk, atau karyawan badan korporasi. Arsip statis yang dilestarikan disesuaikan dengan prinsip provenans (provenance) dan original order. Arsip dinamis yang kini berubah menjadi arsip statis karena disimpan permanen disiapkan untuk disimpan dan dilestarikan untuk melestarikan nilainya. Untuk keperluan tersebut diperlukan pengamanan. Arsiparis mengikuti dua prinsip penyusunan arsip statis yang disimpan. Kedua prinsip tersebut adalah prinsip provenans dan prinsip original order. Prinsip provenans adalah arsip unit tertentu dalam sebuah badan korporasi tetap dipertahankan sebagai kelompok terpisah, bukannya dijadikan satu dengan arsip sejenis dari unit lain. Prinsip original order melestarikan arsip dinamis dalam tata susunan yang sama dengan tata susunan yang digunakan pada kantor asal. Jadi, arsip yang diterima tetap dipertahankan dalam tata urutan subjek sesuai dengan saat penerimaan. Prinsip provenans dan tata urutan semula (original order) menjamin kesatuan berkas orisinal (yang kini berubah menjadi arsip statis) dalam susunan yang sama ketika arsip dinamis diciptakan dan digunakan dengan cara mempertahankan arsip dinamis.

            Arsip statis yang diterima harus dikelola untuk disimpan. Kopi duplikat arsip dimusnahkan. Arsip statis yang berada dalam kondisi buruk dicatat untuk diperbaiki. Menyimpan arsip statis dalam filing cabinet tidak disarankan. Folder dalam filing cabinet sering macet dan penelusuran folder mempercepat kerusakan, lebih-lebih lagi dokumen mudah melengkung. Di samping itu filing cabinet harganya mahal, tidak luwes, makan tempat, dan tidak kondusif. Lemari baja terbuka lebih cocok untuk menyimpan dokumen. Beberapa dokumen tertentu memerlukan perlengkapan simpan khusus, misalnya lemari kaca tertutup untuk melindunginya dari debu atau tangan manusia. Tape, disc, foto, dan peta juga memerlukan tempat khusus. Untuk pengamanan arsip statis perlu dikembangkan dan diimplementasikan sistem pengamanannya. Pengamanan ini mulai dari saat arsip statis diterima, diolah, digunakan oleh peneliti, dan disimpan di rak. Sistem pengamanan mampu menangkal orang yang tidak berwewenang masuk dengan memanfaatkan alarm, jari-jari, panel pemantau, atau detektor gerakan yang disambungkan dengan alarm jarak jauh. Ketika menyusun sistem pengamanan juga mencakup penyimpanan di tempat lain. Hanya arsiparis yang berwewenang saja yang memiliki akses ke kawasan rak tempat arsip disimpan.       Arsip statis tidak saja penting untuk mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan masa lalu terhadap pengetahuan masa kini dan mendatang. Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan, institusi lain dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan yang efisien akan arsip statis. Fungsi arsip statis adalah:

1.   Sebagai memori perusahaan atau perorangan

            Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan. Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk merekam kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga instansi atau perusahaan dapat menggugah kembali "ingatannya". Misalnya dapat mengetahui kapan Sk restruktur organisasi perpustakaan dikeluarkan, distribusi produk tertentu, tindakan untuk melakukan sesuatu, serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta yang diperlukan. Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali peristiwa masa lampau.

2.   Untuk pembuktian

        Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang mengadili perkara pidana maupun perdata,semua pihak memerlukan arsip dinamis untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun pembelaan. Sebagai contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-masing pihak yang bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila mungkin arsip yang tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti otentik ini dicari dari arsip terutama arsip statis.

3.   Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan berdasarkan ketentuan hukum, perusahaan harus menyimpan arsipnya selama waktu tertentu. Untuk Indonesia, menurut ketentuan KUH Dagang pasal 6, arsip dinamis keuangan harus disimpan selama 30 tahun. Untuk lembaga instansi pemerintah, arsip dinamis personalia harus disimpan sampai personalia tersebut pensiun, sampai yang bersangkutan meninggal dunia. Pemusnahan arsip dinamis personalia, terutama untuk pegawai negeri, harus dilakukan oleh instansi yang bersangkutan dengan persetujuan Badan Administrasi Kepegawaian Negara dan Arsip Nasional RI. Pemusnahan arsip dinamis keuangan harus disetujui oleh lembaga instansi yang bersangkutan ditambah dengan persetujuan Badan Pemeriksa Keuangan dan Arsip Nasional. Untuk perusahaan swasta, garis haluan (policy) penyimpanan arsip dinamis selain diatur oleh Undang-Undang 8/1997 tentang dokumen perusahaan, juga diatur pula oleh garis haluan perusahaan yang bersangkutan. Berdasarkan UU no. 8/1997, masa simpan dokumen keuangan cukup 10 tahun, sedangkan untuk badan pemerintah tetap 30 tahun.

4.   Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah

        Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan, maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. Peneliti memerlukan sumber informasi terekam dan kadang-kadang tidak terekam, misalnya sumber lisan yang digunakan dalam sejarah lisan. Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah arsip asli. Tanpa arsip asli, peneliti mengandalkan pada desas-desus, tradisi, ingatan, dan dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan informasi yang tepat, yang dapat diakses oleh pemakai dan dilestarikan sehingga informasi yang terekam tersedia bagi pemakai.

5.   Untuk keselamatan manusia

        Arsip dapat digunakan untuk keselamatan fisik maupun rohani manusia pada kasus tertentu.

6.   Untuk kepentingan masyarakat

        Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip kedokteran dapat melacak simptom (gejala) dan pola penyakit dalam upaya mencari penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca.

7.   Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan

        Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai dari awal sampai akhir pendidikan. dengan melihat arsip, anak dapat kembali ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di beberapa lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis, orang tua dapat menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si anak terpacu untuk mengikutinya. Jadi, arsip statis berfungsi sebagai inspirator. Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk memperoleh cerita yang otentik.

8.   Memelihara aktivitas hubungan masyarakat

        Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional, dan usia perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubungan-masyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan Arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik ataupun menjatuhkan lawan politik.

9.   Untuk menelusur silsilah

        Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya keturunan bangsawan ataupun mengklaim gelar. Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan Perusahaan maupun lembaga pemerintah seringkali menyelenggarakan upacara peringatan suatu peristiwa. Secara singkat, arsip statis menyediakan dasar untuk memahami umat manusia, memberikan pengarahan tujuan, dan menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. Karena arsip statis penting bagi masyarakat, arsiparis memiliki peranan penting dalam masyarakat. Dengan melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis memberikan jasa penting bagi keseluruhan arsip dinamis.

C.    SISTEM PENGELOLAAN ARSIP

            Dalam sistem pengorganisasian arsip, terdapat sistem atau yang dikenal dengan tiga azas yakni azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau Pusat Arsip. Sentralisasi adalah sistem pengorganisasian arsip yang di pusatkan pada suatu unit kerja khusus yang disebut sentral arsip.

            Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip. Keuntungan sentralisasi arsip di antaranya :

·         ruang dan peralatan arsip dapat dihemat,

·         petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan,

·         kantor hanya menyimpan satu arsip saja sedang duplikasinya dapat dimusnahkan,

·         sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

            Adapun kerugian azas sentralisasi adalah :

·         azas ini hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil,

·         tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam, dan

·          unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

             Azas desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini semua unit kerja dapat menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang bersangkutan. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai diterapkan. Keuntungan azas desentralisasi adalah :

·         pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing,

·         keperluan akan arsip mudah dipenuhi karena berada pada unit kerja sendiri,

·          penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal dengan baik.

            Adapun kerugiannya adalah :

·         penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi sehingga dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan,

·         kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja sehingga penghematan sarana sukar dijalankan,

·         penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas umumnya bertugas rangkap dan umumnya belum mempunyai pendidikan kearsipan

·         kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan di setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.

            Contoh arsip dinamis di SMP N 2 Selogori:

                                    

                                                 Arsip Kepegawaian

                                                        Buku Induk

            Arsip dinamis yang ada di SMP N 2 Selogiri disimpan menggunakan sistem desentralisasi. Setiap arsip diurus oleh setiap petugas khusus yang ditunjuk. Buku Induk diurusi oleh Bu Endang seorang pegawai TU, arsip kepegawaian diurusi oleh kepala TU. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang umurnya lebih dari 5 tahun . Contohnya surat keluar dan surat masuk.

identifikasi pekerjaan kantor

Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor


Di masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tatausaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:
1. Menghimpun : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.
2. Mencatat : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah : Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya
6. Menyimpan : Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
2. Membuat rekening
3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik
4. Menyimpan warkat
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.
6. Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.
(Gie, The Liang, 2007: Hal 14-16)
( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat – Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)


Macam – macam pekerjaan kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan menjadi 4 macam yaitu :
1. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi
Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi, korespondensi.
2. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi
Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape.
3. Segala macam pekerjaan komputasi
Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan.
4. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi
Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian keterangan.
Pengertian Analisis Pekerjaan Kantor

Analisis Pekerjaan kantor (Job Analisis) merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis pekerjaan atau sering disebut analisi jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.
Analisis pekerjaan kantor secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan yang ada di kantor. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain.
Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification).
Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status pernikahan, jumlah anggota keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya.
Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan.
Sejumlah kategori informasi selalu terdapat pada analisis jabatan, termasuk di dalamnya aktivitas apa saja yang ada, mengapa, bagaimana serta kapan aktivitas tersebut dilakukan; juga berisi informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan, apa yang dipertimbangkan dalam interaksi satu sama lain, kondisi kerja secara fisik dan sosial, pelatihan, ketrampilan dan kemampuan yang diisyaratkan dalam pekerjaan. Analisis jabatan yang baik juga dapat digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian, imbalan dan sebagainya.
Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Dari analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan uraian pekerjaan. Dengan demikian analisis jabatan dapat memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan.
Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya. Dasar dari analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan tersebut. Namun demikian, tidak semuanya berjalan baik. Uraian kerja yang termasuk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik tugas yang dirancang, dan karakteristik individu pekerja. Selain itu spesifikasi pekerjaan meliputi karaktersitik individu, interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja pekerjaan. Modifikasi antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup pekerja senantiasa terjaga.

2.2 Jenis Analisis Pekerjaan Kantor

1. Tradisional
• Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab, kewajiban dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan tertentu.
• Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak terdapat rincian stndar kinerja yang diharapkan.
2. Berorientasi hasil
• Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan
• Mencakup keterkaitan antara tugas, standar kinerja, kecakapan dan kualifikasi minimal Contohpertanyaan yang diajukan :
a. TUGAS : perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi perusahaan ?
b. KONDISI PEKERJAAN : bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat apa yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana, petunjuk apa yang tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ?
c. STANDAR KINERJA : kinerja seperti apa yang diharapkan, baik berdasarkan standar kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan perusahaan ?
d. KECAKAPAN : kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan standar minimal ?
e. KUALIFIKASI : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan ?

2.3 Sasaran Analisis Pekerjaan Kantor

• Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal.
• Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama.
• Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing pekerja.
• Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam kondisi “fit” hingga kondisi “istirahat”.
• Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan untuk membuat keputusan pekerja.
• Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karier bagi karyawan.
• Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang diharapkan dari mereka, kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang bagaimana yang dapat memuaskan pekerjaan.

2.4 Manfaat Dan Fungsi Analisis Pekerjaan Kantor
Beberapa kegiatan organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya bila berlandaskan atau berpedoman pada analisis jabatan. Menurut Nitisemito (1992), analisis jabatan bermanfaat sebagai :
a. landasan untuk melaksanakan mutasi;
b. landasan untuk melaksanakan promosi;
c. landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan;
d. landasan untuk melaksanakan kompensasi;
e. landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja;
f. landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.

Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )
• Penyusunan organisasi baru
• Penyempumaan organisasi yang sekarang
• Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan
2. Kepegawaian
• Rekrutmen seleksi/penempatan
• Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)
• Penyusunanjenjang karir (Career Planning)
• Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)
• Program pelatihan
3. Ketatalaksanaan
• Tata laksana
• Tata kerja/prosedur
Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang diperoleh dari proses analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian di susun secara sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut uraian jabatan (Job Description)
Sedangkan fungsi dari analisis jabatan adalah untuk :
a. menentukan basis regional bagi struktur kompensasi
b. mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan
individu
c. menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya
deskriminasi dalam pengadaan SDM
d. merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang
e. memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada
f. memforkas dan menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para
karyawan
g. mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang
potensial
h. menetapkan standar prestasi kerja yang realistik
i. menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya
j. membantu revisi struktur organisasi
k. memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka
l. memperbaiki alur kerja
m. memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi
n. menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi
2.5 Unsur dari Analisis Pekerjaan Kantor
Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
• Uraian Jabatan (Job Description).
• Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
a. Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :

a. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan
b. Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas
c. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya
d. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat
e. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja
f. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
g. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang berbahaya
h. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas

b. Spesifikasi/Persyaratan Pekerjaan / Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
c. Kegunaan Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja
2.6 Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap pengumpulan data
3. Tahap pengolahan data
Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut:
1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah :
• Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
• lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi
• Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. )
• Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan.
• Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan.
Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.
2. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang lengkap.Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien
b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah.
c. Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan.
d. Metode Kombinasi
Metode ini berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.
Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan.
Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran.
Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik adalah :
• Karakteristik pekerjaan (fungsi, tanggungjawab, dan kondisi)
• Lokasi tempat kerja
• Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis
• Sikap dan tanggapan karyawan
• standar kinerja yang ditetapkan

3. Tahap Pengolahan Data
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:
1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi
4. Analisa persyaratan jabatan
5. Menyusun uraian jabatan
6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya
7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.























BAB III
PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
a. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang sangat berguna untuk berbagai keperluan perancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design) adalah suatu keharusan dan harus dilakukan sejak awal. Untuk organisasi yang masih baru dan strukturnya masih berkembang terus lebih baik menekankan pada perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel sehingga bisa disesuaikan terus. Organisasi yang sudah mapan hendaknya melaksanakan Analisis Jabatan. Tetapi mengingat perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat, maka analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3 tahun sekali untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih benar.
Semua Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan Perancangan Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatan-kegiatan lain di bidang manajem
b. Jenis analisis Pekerjaan itu dapat dibadi dalam 2 kelompok yaitu tradisional dan berorientasi hasil.
c. Sasaran analisis pekerjaan kantor itu antara lain menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak pembayaran internal dan eksternal, memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan yang sama, membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing pekerja, menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam kondisi “fit” hingga kondisi “istirahat”.
d. manfaat analisis pekerjaan kantor landasan untuk melaksanakan mutasi, landasan untuk melaksanakan promosi; landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan; landasan untuk melaksanakan kompensasi; landasan untuk , dan fungsi dari pekerjaan kantor ialah melaksanakan syarat lingkungan kerja; landasan untuk pemenuhan kebutuhan p menentukan basis regional bagi struktur kompensasi
mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu, menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya deskriminasi dalam pengadaan SDM ,merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang ,memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada
f. Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu : Uraian Jabatan (Job Description). Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
g. Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut : Tahap persiapan dan perencanaan ,Tahap pengumpulan data
dan Tahap pengolahan data



























DAFTAR PUSTAKA


http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:DjpMnXbBJsJ:riky.ngeblogs.com/2009/12/21/39/+analisis+pekerjaan+kantor&cd=1&hl=id&ct=clnk&gl=id&client=firefox-a
http://ab-fisip-upnyk.com/files/bab_3_analisis_jabatan.pdf
http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/06/job-analysis-d


Pekerjaan Kantor
Author: indah | Filed under: Manajemen Perkantoran, Perkantoran


Dalam bahasa Inggris, pekerjaan kantor (office work) disebut juga clerical work yang artinya pekerjaan tuli dan paper work yang artinya pekerjaan kertas. Di bawah ini merupakan pengertian pekerjaan kantor dari berbagai ahli :
Menurut George Terry

Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson

Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

Dari kedua rumusan di atas, kita bisa mengetahui bahwa pekerjaan kantor bertalian dengan warkat-warkat dan bahan keterangan atau informasi, meskipun pekerjaan kantor itu berhubungan dengan warkat-warkat, tetapi juga ada tugas-tugas lain yang termasuk dalam istilah pekerjaan kantor.
2. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor

Adapun ciri-ciri dari pekerjaan kantor adalah sebagai berikut :
Mempunyai menejemen yang jelas dan dapat di pertanggungjawabkan.
Mempunyai program kerja yang tersusun secara terkonsep.
Mempunyai sistem administrasi yang mampu menuju pada perkembangan teknologi yang ada.
Tujuan dari pekerjaan dan kedudukannya jelas.
Berhubungan dengan public relation.
Berhubungan dengan masyarakat dan kepentingannya, dalam artian pekerjaan kantor cenderung memberi pelayanan kepada masyarakat.
Susunan organisasi yang jelas sesuai dengan kedudukan dan fungsinya masing-masing.
3. Macam-macam Pekerjaan Kantor

Pada dasarnya macam-macam ada dua macam pekerjaan kantor, yaitu :
Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya :

1) Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar

2) Penyimpanan surat (kearsipan)

3) Pengetikan

4) Pengurusan kepegawaian

5) Penguruan keuangan

6) Pengurusan perlengkapan

7) Penggandaan

8) Pembuatan laporan
Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubugnan dengan tulis-menulis, misalnya :

1) Menelepon

2) Menerima tamu

3) Memelihara gedung kantor

4) Pelayanan keamanan

5) Pekerjaan pesuruh

Menurut penyelidikan yang dilakukan oleh George Terry, waktu kerja itu dipergunakan untuk tujuh macam kegiatan yang pokok dengan perbandingan jatahnya dalam persentasi sebagai berikut :a. Typing (mengetik) = 24,6%
b. Calculating (menghitung) = 19,5%
c. Checking (memeriksa) = 12,3%
d. Filing (menyimpan warkat) = 10,2%
e. Telephoning (menelepon) = 8,8%
f. Duplicating (menggandakan) = 6,4%
g. Mailing (mengirim surat) = 5,5%
h. Other (lain-lain) = 12,7%
100%


4. Peranan Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor mempunyai peranan yang penting dengan kegiatan kantor karena pekerjaan kantor merupakan sebuah fungsi yang memberikan bantuan melalui berbagai aktivitas sesuatu perusahaan dan merupakan urat nadi setiap perusahaan modern. Maksudnya seluruh kegiatan manajerial planning, organizing, coordinating, directing, dan controlling tergantung dari pelayanan kantor yang bersifat membantu.

Fakta-fakta dan keterangan-keterangan diperlukan untuk melakukan planning. Adapun keputusan-keputusan tindakan-tindakan yang tercakup dalam coordination memerlukan pertukaran keterangan dan instruksi ditambah dengan komunikasi antara para anggota manajemen. Kemudian controlling memerlukan pencatatan hasil perbandingan antara rencana dan hasil yang telah dicapai.

Kegiatan ini memerlukan bantuan penuh dari kantor. Di samping itu, pekerjaan teknis dan individu dari hampir semua departemen pada sebuah perusahaan dibantu oleh fungsi perkantoran.
B. TATA USAHA SEBAGAI PEKERJAAN KANTOR
1. Pengertian Tata Usaha Sebagai Pekerjaan Kantor

Tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Adapun sasaran dari hal tersebut adalah keterangan (informasi). Jadi tata usaha mencakup 6 pola perbuatan yaitu :
Menghimpun

Yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.
Mencatat

Yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan tekhnologi modern sekarang ini termasuk pula materi keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat didengar, sehingga “pencatatan” pada pita kiriman.
Mengolah

Yaitu bermacam-maca kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
Mengganda

Yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.
Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Hal atau sasaran yang terkena oleh 6 pola perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan itu ialah pengetahuan tentang suatau hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan. Pengetahuan adalah apa yang diketahui oleh setiap orang. Keenam aktivitas itu tidak merupakan suatu urutan waktu, melainkan dapat berlangsung sendiri-sendiri ataupun suatu rangkaian mulai dari aktivitas yang manapun. Dan pada kelanjutannya masing-masing pola perbuatan itu dapat meliputi berbagai pelaksanaan kerja (operations) yang lebih terperinci.
2. Ciri-ciri Tata Usaha Sebagai Pekerjaan Kantor

Tata usaha mempunyai tiga ciri-ciri yang utama, yaitu sebagai berikut :
Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.
Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi yaitu bahwa tata usaha diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Tata usaha terdapat dalam kantor dari pucuk pimpinan sampai ruang kerja satuan organisasi yang terbawah.
Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi yaitu tata usaha dapat mencapai segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, atau kantor dari suatu badan usaha yang bersangkuntan.

Adapun ciri-ciri khusus tata usaha menurut Littlefield dan Rachel, yaitu :
Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental-lebih banyak tugas yang sukar diukur.
Corak berubah-ubah yang lebih besar dalam pekerjaan dari suatu peristiwa ke peristiwa lain.
Banyak sekali tugas-tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga tidak membenarkan adanya ukuran-ukuran baku.
Ketidakteraturan mengenai arus kerja dari banyak pekerjaan perkantoran.

3. Macam-macam Tata Usaha Sebagai Pekerjaan Kantor

Geoffrey Mills dan Oliver Standingford membedakan tata usaha ke dalam delapan operations, yaitu :
Menulis (membuat warkat asli)
Membaca
Menyalin
Menghitung
Membandingkan
Memilahkan
Menyimpan dan menyusun indeks
Melakukan komunikasi

4. Peranan Tata Usaha Sebagai Pekerjaan Kantor

Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi ketata usahaan. Littlefield dan Peterson berpendapat bahwa setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian, segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus.

Selanjutnya, Coleman Maze berpendapat bahwa kantor tata usaha dulu dianggap tidak lebih daripada titik temu dari tatahubungan ke dalam dan keluar yang hanya mampuy kadang kala mengirim beberapa surat dan menyiapkan warkat-warkat yang tidak mempunyai nilai praktis. Untunglah kecenderungan dewasa ini ialah memandang kantor itu sebagai jasad hidup yang sangat penting. Kantor ini hidup sebagai satuan terpusat yang memberikan pelayan. Ini diterima sebagai suatu sekutu penuh dalam usaha-usaha produktif dari perusahaan modern. Tanpa kantor tata usaha, roda-roda pabrik tidak berputar dan penjualan barang-barang atau jasa-jasa tidaklah mungkin.

Secara garis besar, tata usaha mempunyai tiga peranan pokok, yaitu :
Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

Maksudnya, tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.
Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

Maksudnya, keterangan-keterangan yang diperoleh dari pekerjaan kantor dapat dipergunakan bagi pimpinan dalam merencanakan atau mengendalikan segala kegiatan organisasi. Pengendalian kegiatan organisasi dan pengambilan keputusan tidak akan dapat dilaksanakan dengan tepat tanpa adanya bahan-bahan keterangan dari pekerjaan kantor.
Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Maksudnya, banyak organisasi baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, dalam menyelenggarakan kegiatannya kurang atau tidak melakukan pencatatan-pencatatan secara cermat dan lengkap. Begitu juga dalam penyimpanan dan pemeliharaan dokumen-dokumen yang berisi keterangan-keterangan penting jurang perhatian. Padahal, keterangan-keterangan tersebut penting dan diperlukan untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan atau penyusunan program bagi perkembangan organisasi. Dengan kabur dan gelapnya sumber dokumen itu, maka tentu akan menyulitkan dalam kehidupan organisasi apabila dibutuhkan dokumen-dokumen tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat. Yogyakarta : Liberty.

Winardi, SE. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung : Mandar Maju.


Tips Menyelesaikan Pekerjaan Kantor Dengan Sempurna
Pekerjaan yang menumpuk bisa terselesaikan sesuai waktunya bila Anda melakukan pengaturan kerja yang tepat. Bahkan sejumlah pekerjaan yang harus ditunda, akhirnya tetap akan selesai pada waktunya. Jika setiap hari Anda menjalani pekerjaan dengan teratur, pulang ke rumah rasanya lebih menyenangkan, bukan?

Untuk membuat perencanaan kerja, Anda harus membuat daftar pekerjaan, atau mengisi kalender dengan jadwal tugas yang harus dilakukan. Jika Anda pemimpin, Anda juga harus membuat kertas kerja evaluasi tim. Meskipun memakan waktu, persiapan ini akan membantu Anda menyelesaikan semua pekerjaan tepat pada waktunya. Termasuk menjadi pengingat untuk kembali ke rencana kerja setiap harinya.

1. Susun jadwal dalam bentuk soft copy dan hard copy
Catatlah jadwal pekerjaan di kalender. Anda bisa menggunakan kalender di ponsel atau komputer. Namun simpanlah juga catatan penting yang terkait timeline kegiatan, penugasan, dan jadwal tim Anda dalam kalender manual. Kalender meja dengan kolom besar untuk menuliskan jadwal kerja sangat membantu Anda. Apalagi, jika terjadi gangguan pada sistem komputer ataupun saat baterai ponsel drop. Memiliki catatan rencana kerja penting untuk memudahkan aktivitas Anda.

2. Simpan nomor telepon penting di dekat Anda
Jangan hanya mengandalkan perangkat teknologi untuk menyimpan semua data penting. Komputer, ponsel, atau gadget lain yang Anda miliki memang penting dan praktis. Namun perangkat ini bisa mengalami gangguan teknis. Sebaiknya simpan juga data penting dalam bentuk lain. Seperti nomor telepon yang Anda butuhkan dalam keadaan darurat. Simpan dalam buku telepon yang Anda catat manual. Pastikan buku ini tersimpan di tempat strategis di dekat Anda. Dengan demikian, kapanpun Anda membutuhkannya, Anda bisa menemukan dengan cepat.

3. Rapikan dokumen sesuai klasifikasinya
Buatlah klasifikasi dokumen sesuai kebutuhannya. Simpan dan pisahkan dokumen tersebut dalam folder yang berbeda. Cara ini bisa membantu Anda mengambil dokumen yang tepat sesuai kebutuhan dalam waktu cepat. Jadi Anda tak perlu mencarinya dalam tumpukan yang berantakan untuk menghemat waktu. Pisahkan juga dokumen yang Anda butuhkan untuk presentasi atau saat melakukan perjalanan dinas. Dengan menyiapkan dokumen yang Anda butuhkan dalam wadah terpisah, risiko tertinggal atau terlupakan semakin kecil. Pekerjaan lebih ringan dan mengurangi stres karena semua terencana dengan baik.

4. Buatlah daftar kerja harian
Meski memakan waktu, sempatkan membuat daftar kerja setiap harinya. Beri tanda jika Anda sudah menyelesaikan salah satu pekerjaan tersebut. Cara ini membantu Anda tetap berkerja dalam jalur yang tepat. Tujuannya agar tak ada pekerjaan penting yang terlupakan dan membantu Anda menuntaskan semua tugas. Jika pun ada pekerjaan mendadak, Anda tetap bisa mengontrol alur pekerjaan.

5. Rajin membuat catatan
Berilah penghargaan atas jadwal kerja tim Anda. Setiap orang dalam tim juga memiliki jadwal masing-masing. Di tengah kesibukan mereka, bisa saja mereka lupa waktu. Jadi, sebagai pemimpin tim, jika Anda meminta mereka datang rapat bersama, sebaiknya buat catatan dan berikan kepada tim Anda. Catatan akan membantu tim Anda mengingat jadwal rapat. Memberikan pesan dengan catatan juga lebih efektif daripada sekadar bicara.

6. Buatlah catatan prestasi tim
Sebagai pemimpin tim, Anda tentu harus mendelegasikan tugas kepada anggota tim. Saat akan menjalani proyek baru, Anda harus memilih anggota tim yang Anda anggap layak memimpin proyek. Nah, untuk memudahkan Anda dalam membuat keputusan, buatlah daftar prestasi tim.

Isilah daftar tersebut dengan kekuatan dan kemampuan setiap anggota tim. Dari catatan ini Anda bisa melihat sejauhmana kemampuan setiap individu di tim Anda. Begitu pun saat anggota tim Anda meminta peran lebih dalam pekerjaannya. Catat permintaan ini. Anda akan membutuhkannya sewaktu-waktu ada pekerjaan yang membutuhkan keahliannya.

Cara terstruktur seperti ini tak hanya bermanfaat di kantor. Anda juga bisa menerapkan rencana kegiatan untuk keluarga bahkan untuk hobi dan waktu pribadi Anda. Setelah sibuk bekerja, Anda tentu menginginkan keseimbangan dengan bersantai bersama keluarga atau menikmati waktu sendirian. Semuanya bisa berjalan beriringan asalkan direncanakan dengan baik.